On aika hoitaa toimitilamuutokset fiksummin
Autamme sinua tunnistamaan toimitilojen piilokulut, karsimaan turhat kulut minimiin ja rakentamaan toimitilaympäristön, mikä parantaa henkilöstönne työpäiväkokemusta, saa brändinne loistamaan ja bisneksenne kasvamaan.
Halusittepa kehittää nykyiset toimitilat paremmiksi tai muuttaa kokonaan uusiin, voimme tehdä jopa 200 000 – 1 000 000 € vuosisäästöt toimitiloihinne.
Varaa maksuton 45 minuutin auditointi ja saat tietää tämän hetken piilokulunne.
Toimitiloissanne saattaa tikittää yli 200 000 € kulupommi
Todella harva yritysjohtaja hahmottaa, mitä kuluja toimitiloihin ja toimitilamuutoksiin sisältyy, vaikka toimitilat ovat henkilöstön jälkeen suurin liiketoiminnan kuluerä. Tyypillisesti toimitilojen kuluiksi lasketaan ainoastaan tilavuokra, vaikka todellisuudessa toimitiloihin liittyy yli 10 erilaista piilokulua tilavuokran lisäksi.
Pahimmillaan tuhlaatte toimitilojen piilokuluihin vuodessa jopa 200 000 € - 1 000 000 €, vaikka nämä kulut olisivat helposti karsittavissa. Ja mitä todennäköisimmin tämä raha ei tällä hetkellä tuota parempaa työpäiväkokemusta tai tehosta liiketoimintaanne millään tavalla. Tässä ei ole kovinkaan paljon järkeä.
Nyt sinun pitää vaan tietää, miten toimitilojen turhat kulut saadaan alas ja kuinka tilat tuottamaan todellista arvoa liiketoiminnallenne!
Fiksumpia toimitiloja ja tuntuvia kulusäästöjä Toimitilamuutos++ -palvelulla
Jos haluatte säästää kuluissa ja löytää toimintaan lisää tehokkutta, tekisitkö sen mielummin karsimalla henkilöstö- vai toimitilakuluja?
Aivan - onneksi henkilöstöstä ei tarvitse karsia jos keskitätte huomionne toimitiloihin!
Toimitilamuutos++ -palvelumme avulla:
-
Tunnistatte toimitilojenne todelliset kustannukset ja tarkan kulurakenteen
-
Karsitte piilokuluja jopa 200 000 – 1 000 000 € vuodessa
-
Tehostatte tilojen käyttöä
-
Parannatte henkilöstön työpäiväkokemusta ja sitoutumista
-
Valjastatte toimitilat strategiseksi voimavaraksi kasvussanne ja brändinne vahvistamisessa
Ja tämän kaiken voitte parhaassa tapauksessa tehdä vieläpä niin, että tuotantonne ei kärsi muutosprojektin aikana lainkaan ja koko henkilöstönne pysyy tyytyväisenä.
Kuulostaako lupaavalta?
Varaa maksuton auditointi ja saat selville tämän hetken piilokulunne >>
Vuosien kokemuksella hiottu palvelu takaa fiksummat toimitilat ja tuntuvat kulusäästöt
Olemme vuosien aikana rakentaneet toimivan palvelun, mikä varmistaa jokaisen toimitilamuutoksen onnistumisen. Emme tee tätä ensimmäistä kertaa ja takanamme on lukuisia suuria ja pieniä toimitilamuutosprojekteja hyvin erilaisille organisaatioille.
Projektimme kestävät tyypillisesti 6kk – 36kk riippuen toimitilamuutoksen laajuudesta.
Näin viemme muutoshankkeet läpi onnistuneesti olipa kyseessä muutto tai nykyisten tilojen kehittäminen
1. Alkukartoitus ja rehellinen tilannekuva
Hankkeen lähtötiedot, strategian läpikäynti, tavoitteiden määritys, vuokrasopimusten läpikäynti, budjetin muodostaminen, resurssien määrittäminen, aikataulutus.
3. Toimitilamuutoksen toteutus ja muutosviestintä
Mukana HR, IT, AV, viestintä ja brändi.
Kommunikointi ja johtaminen asiakkaan, hankeorganisaation ja urakoitsijan välillä.
5. Käyttöönotto
Dokumentointi.
Tämän koko palvelun ajan tuotantonne pysyy normaalilla tasolla ja henkilöstön tyytyväisyys ei kärsi. Lopputuloksena saatte entistä toimivammat tilat, joissa henkilöstönne ja asiakkaanne viihtyvät entistä paremmin.
2. Projektin käynnistys
Aloituspalaverit, kumppaneiden koordinointi, hankeorganisaation ja rakenteen määrittely.
4. Muutto
Muuton suunnittelu, toteutus ja valvonta.
Emme lupaa mitään, mitä emme voi toteuttaa
Katso, mitä asiakkaamme kertovat Toimitilamuutos++ -palvelusta:
Parantunut työpäiväkokemus
“Arvostamme JOSSAn Sara Antilan roolia projektijohtajana ja läheisenä kumppanina. Hänen avullaan ideamme ja toiveemme toteutuivat uusissa toimitiloissamme, juuri niin kuin toivoimme. Myös tuki sopimusneuvotteluissa ja korjausrakentamisen valvonnassa oli korvaamatonta. Peruskorjausprojekti oli hyvin suunniteltu ja toteutettu budjetin mukaisesti. Tyypilliset haasteet projektin eri vaiheiden ja yksityiskohtien ajoituksessa ja hallinnassa käsiteltiin ammattitaidolla. Nyt meillä on toimitilat, jotka tukevat liiketoimintaamme ja kuvastavat brändiämme. Toimistomme toivottaa tervetulleeksi yhteistyöhön ja oivalluksiin, juuri niin kuin halusimme.”
- Jenny Segersven, hallintojohtaja, Hanken & SSE Executive Education
Toteutuneet kulusäästöt
”Investointimme hyvään projektinjohtoon maksoi nopeasti itsensä takaisin hyvän kustannusten hallinnan kautta ja antamalla johdon keskittyä ydinliiketoimintaan. Suosittelen lämpimästi JOSSAa avuksi erilaisissa toimitilaprojekteissa heti siinä vaiheessa, kun ajatus uudesta toimistosta nousee esille.
Iso kiitos vielä teille erinomaisesta projektista ja viihtyisästä toimitilasta! Emme olisi selvinneet ilman teitä”
-Tommi Roine, CEO, Netcontrol
Onnistunut projektijohtaminen
”JOSSAn Sara ja Johanna onnistuivat erityisesti budjetissa ja aikataulussa pysymisessä sekä urakoitsijan luotsaamisessa. Lopputulos oli erinomainen visuaalisesti ja toiminnallisesti
Jännittäviä vaiheitakin oli, mutta veditte projektin rautaisella ammattitaidolla. Visuaalisuus, funktionaalisuus ja napakka ote suhteessa urakoitsijaan yhdistyivät tässä mainiosti. Kiitos teille!”
- Sanna Hyyrynen, henkilöstöjohtaja, Saranen Consulting Oy
Toimitilamuutosprojektinne on osaavissa käsissä
Palvelun tuottaa Jossan perustajat Johanna ja Sara, joilla molemmille on kokemusta toimitilamuutosten toteuttamisesta jo toistakymmentä vuotta. Olette siis hyvissä käsissä!
Johanna Seppälä on yritysten operatiivisten toimintojen asiantuntija ja hänellä on 12 vuoden kokemus kansallisten ja kansainvälisten tilahankkeiden suunnittelusta, johtamisesta ja käytännön toteutuksesta. Sara Antila on projektijohtamisen, tilasuunnittelun ja viestinnän ammattilainen. Hänellä on kokemusta ja ymmärrystä liiketoimintaa tukevien muutosprojektien tavoitteellisesta ja kustannustehokkaasta vetämisestä. Molemmat ovat työskennelleet Roviolla.
Mitä Toimitilamuutos++ -palvelu maksaa?
Yhteistyömme ovat projekteja, jotka hinnoittelemme tietysti projektikohtaisesti. Hintaan vaikuttavat aina hankkeen kesto, henkilöstömäärä ja toimitilojen koko eli neliöiden määrä.
Laskutuksemme on tyypillisesti 10-12 % koko hankkeen budjetista.
Tässä muutama esimerkki eri laajuisten toimitilamuutoshankkeiden hinnoittelusta:
-
Pieni toimitilamuutosprojekti 4000 – 6000 € +alv /kk
-
Suuri toimitilamuutosprojekti 10 000 € +alv /kk
-
Keskimääräinen toimitilamuutoshanke noin 50 ihmisen henkilöstöllä maksaa tyypillisesti n. 100 000 €, mistä Jossan laskutus on noin 12 000 €
Laske tästä toimitilamuutoksenne kustannusarvio [HeadQ:n laskuri tähän]
Ota ensimmäinen ratkaiseva askel kohti fiksumpia toimitiloja ja tuntuvia kulusäästöjä
Sinulla on nyt edessässäsi kaksi vaihtoehtoa:
-
Voitte jatkaa toimintaanne nykyisellään, kärsiä tehottomista toimitiloista ja maksaa turhia piilokuluja jopa 200 000 – 1 000 000 € vuodessa TAI
-
Voitte lähteä kanssamme toimitilamuutosprojektiin, säästää toimitilakuluissa satoja tuhansia euroja ja luoda tiloistanne brändiänne vahvistavan ja henkilöstöänne sitouttavan strategisen voimavaran
Kumman valitset?
Ota ensimmäinen helppo askel ja selvitä tämän hetken piilokulut auditointimme avulla!
Teet sen helpoiten näin:
-
Buukkaa auditointi Johannan tai Saran kalenterista
-
Vastaa kolmeen kartoittavaan kysymykseen, jotka saat vahvistusviestissä
-
Tule paikalle auditointiin ja saat tietää tämän hetken toimitilojenne piilokulut ja alustavan säästösuunnitelman
Varaa auditointi tästä >>
-
Mitä toimitilamuutos tarkoittaa?Toimitilamuutosprojekti voi käsittää joko olemassa olevan toimiston pohjaratkaisun uudelleen järjestelyä, muuttoa uusiin toimitiloihin tai vanhan toimiston sisustussuunnittelua. Toimitilamuutos projektiksi kutsutaan siis projektia, joka koskettaa joko konkreettisesti tai vain välillisesti yrityksen fyysistä työympäristöä.
-
Miksi toimitila kannattaa päivittää?Yrityksen henkilömäärä kasvaa/pienenee. Yrityksen etätyöpolitiikka muuttuu ja toimistolla tarvitaan lisää/vähemmän työpisteitä Yrityksen toimiston nykyinen vuokrasopimus päättyy. Nykyinen toimisto ei enää tue yrityksen kulttuuria ja strategiaa toiminnallisuuksiltaan tai ilmeeltään.
-
Miten toimitilat vaikuttavat yrityksen menestykseen?Toimitilalla on isompi vaikutus yrityksen menestykseen kuin ehkä osaamme ajatella. Se luo työntekijöille turvallisen ja vakaan kiintopisteen työnantajaan ja luo pysyvyyden tunteen hektisessä maailmassa. On tutkittu, että turvallinen, toimiva ja hyvin suunniteltu toimitila nostaa työntekijöiden tuottavuutta osana muuta työntekijäkokemusta. Hyvin suunniteltu toimitila poistaa mahdollisia siiloja eri liiketoimintojen välillä ja luo yrityksen työntekijöiden välillä parempaa yhteenkuuluvuuden tunnetta. Kun työntekijä voi hyvin, liiketoiminta voi hyvin ja yritys menestyy paremmin.
-
Mitä johdon tulee ottaa huomioon toimitilaprojektissa?Muutoshanke on yrityksille aina merkittävä investointi ja hankkeiden laajuus ja vaativuus yllättää useasti asiakkaamme. Aikataulut projekteissa ovat haasteellisen tiukat, eikä asiakkaan omat resurssit ja osaaminen aina riitä hankkeiden johtamiseen ilman että ydinliiketoiminta kärsii. Yrityksissä harvoin on rakennuttamisen ja toimitilajohdon ammattilaista, joka pystyy takaamaan yrityksen etujen valvomisen mittavassa projektissa. Johdolla on oltava selkeä ja realistinen käsitys hankkeen laajuudesta sekä siihen liittyvästä investoinnista.
-
Miten valmistaudun tilamuutosprojektiin?Määrittele hankkeen päätavoite ja mahdollinen liiketoiminnan aikataulu muutokselle - (Esim muutto uusiin tiloihin Q4 aikana) Kilpailuta hankkeelle kokenut projektijohtaja Kun hankkeelle on projektijohtja, hän luotsaa yrityksenne läpi toimitilamuutosmatkan toimitilan etsimisestä aina sisäänmuuttoon asti.
-
Miten aikataulutan toimitilaprojektin?Ammattimainen projektijohtaja hoitaa hankkeen aikataulutuksen puolestasi ja voit keskittyä omaan ydinliiketoimintaasi. Keskimääräisen toimitilamuutosprojektin (50-200 hlö) kesto on noin 6-12 kk.
-
Mitä pitää huomioida, kun neuvottelee vuokrasopimusta?Vuokrasopimus määrittelee koko hankkeen laajuuden sekä kustannukset niin vuokralle kuin myös muutostöille sekä aikataululle. Ennen vuokrasopimuksen laatimista/allekirjoittamista on ensiarvoisen tärkeää, että projektijohtaja on käynyt sopimuksen laajuuden sekä ehdot kanssasi läpi, jotta voidaan varmistua edunvalvonnasta
-
Mitä pitää huomioida, kun suunnittelee toiminnallisuuksia?Toimitilan tukee aina ensisijaisesti yrityksen liiketoimintaa. Mikäli yrityksessä on tapahtumassa muutoksia, kannattaa uusi toimitila on hyvä suunnitella mahdollisimman joustavaksi. Suunnittelupöydällä tehtävät ratkaisut vaikuttavat käyttökustannuksiin pidemmällä aikavälillä, joten ne on huomioitava. Toimitiloilla ja sen toiminnallisuuksilla on merkittävä rooli yrityksen kulttuurin ja sisäisen tiedonkulun tukemisessa ja luomisessa. Yrityksen liiketoiminnan luonne ja brändin tulee näkyä toimitiloissa, jotta se tukee aidosti liiketoimintaa ja sen tavoitteita.
-
Miten säästän kiinteissä kuluissa?Ammatikseen toimitilamuutoksia liidaava projektijohtaja pitää käyttökustannuksia kaiken suunnittelun ja päätöksen teon pohjana heti hankkeen alusta lähtien. Kun tilan suunnittelu ja toiminteet on suunniteltu hyvin, saadaan selkeitä säästöjä osoitettua mm siivous ja ylläpitokustannuksissa ja monessa muussa.
-
Kuka hoitaa meidän toimitilamuutosprojektin?Muutoshanke on yrityksille aina merkittävä investointi ja hankkeiden laajuus ja vaativuus yllättää useasti asiakkaamme. Aikataulut projekteissa ovat haasteellisen tiukat, eikä asiakkaan omat resurssit ja osaaminen aina riitä hankkeiden johtamiseen ilman että ydinliiketoiminta kärsii. Yrityksissä harvoin on rakennuttamisen ja toimitilajohdon ammattilaista, joka pystyy takaamaan yrityksen etujen valvomisen mittavassa projektissa joten ulkoistettu projektijohtaja on hyvä ratkaisu kertaluontoisen projektin johtamiseen.
-
Voiko Jossalta tilata muuton organisoinnin?Kyllä, Jossa hoitaa kaikki projektit avaimet käteen periaatteella ja muuton koordinointi sisältyy kokonaisuuteen.
-
Johtaako Jossa projekteja myös englanniksi?Kyllä, tarjoamme projektinjohtopalvleuita suomeksi ja englanniksi.
-
Voiko Jossa tukea myös muutosviestinnässä?Kyllä voimme. Muutosprojektiin liittyy aina paljon epävarmuutta ja epätietoisuutta, mitä voidaan hälventää tehokkaalla ja oikealla viestinnällä. Henkilöstön osallistaminen tilamuutos projektin suunnitteluun sitouttaa ja motivoi työntekijöitä.
-
Kuinka pitkiä toimitilamuutosprojektit on?Projektit voivat olla kuukausien tai vuosien pituisia. Jossan johtamat projektit voivat olla nykyisten tilojen päivittämistä tai jopa täysin uuden toimitilan rakennuttamista. Tarjoamme projektinhallinnan aina asiakkaan tarpeen ja tilanteen mukaan avaimet käteen -periaatteella.
-
Kuinka nopeasti projektijohtaja voi aloittaa?Projektijohtajamme ovat ammattitaitoisia ja ketteriä omaksumaan uusia projekteja. Voimme ottaa missä tahansa vaiheessa olevan projektin haltuun nopeastikin, kun sitä tarvitaan. Suurimman hyödyn asiakas saa, kun olemme mukana aivan alusta asti, kun toimitilamuutoksesta päätetään.
-
Miten arvioin, mitä valinnat tulee maksamaan vuositasolla käyttökustannuksina?Monet toimitilan suunnittelussa tehtävät valinnat vaikuttava vuosittaisiin, kiinteisiin käyttökustannuksiin. Projektipäällikkömme valvovat suunnittelua ja tarkastelevat suunnitelmia myös vuosittaisten kustannusten näkökulmasta. Heidän tehtävä on osoittaa käyttökustannuksia nostavat toiminnot, jotta asiakas ymmärtää niiden pitkäaikaiset vaikutukset budjetointiin.
.png)
Toimistolla podcast -sarja
Toimistolla podcast on podi toimitilojen ja toimitilamuutosten merkityksestä liiketoimintaan, brändiin ja yrityskulttuuriin. Vieraina on eri alojen ammattilaisia keskustelemassa toimitiloihin liittyvistä asioista niiden oikeilla nimillä. Podcastin hosteina toimivat JOSSAn perustajat Johanna Seppälä ja Sara Antila.
