200 000 € virhe toimitilamuutoksessa – Ettehän ole tekemässä tätä?

Yksi toimitilamuutoksen kalleimmista virheistä tehdään jo heti hankkeen alkumetreillä.  Tämä siitä huolimatta, että usein kyseessä on yksi yrityksen merkittävimmistä investoinneista palkkakulujen lisäksi.

Tästä artikkelista sinulle selviää, miksi toimitilamuutokset yleensä epäonnistuvat ja kuinka vältät jopa 200 000 € ylimääräiset kustannukset toimitilamuutoksissa.  Lopuksi saat käyttöösi 5 kohdan tarkistuslistan asioista, jotka sinun tulee huomioida toimitilamuutoksissa.

 Kuinka vältän 200 000 euron virheen

Toimitilan muutos  on yksi yritysten suurimmista yksittäisistä investoinneista. Se on paitsi fyysinen siirtymä uuteen osoitteeseen, se on myös strateginen liike, joka vaikuttaa henkilöstön hyvinvointiin, asiakaskokemukseen ja liiketoiminnan tehokkuuteen. Siksi on yllättävää, miten usein nämä hankkeet käynnistyvät  kevyin perustein; ilman teknistä ymmärrystä, ilman tarkempaa kustannusrakenteen avaamista, ilman asiantuntevaa projektinjohtoa.

Kallein virhe tehdään jo ennen kuin yksikään seinä on kaadettu

Suurin virhe tehdään usein jo ennen kuin yksikään seinä on kaadettu ja se tapahtuu vuokrasopimuksen allekirjoitushetkellä. Sopimuksen mukana kulkee joukko teknisiä liitteitä, jotka määrittävät, kuka maksaa mitäkin. Ja juuri nämä liitteet, erityisesti hankintarajaliite, määrittävät toimitilahankkeen loppuhinnan suuruusluokan.

On yleistä olettaa, että "yleinen käytäntö" kattaa kaiken. Että vuokranantaja toimittaa tilan käyttövalmiina, ja yrityksen vastuulle jää lähinnä kalusteiden hankinta ja muuttoliikkeen tilaaminen paikalle. Jos teknisten liitteiden sisältöä ei ymmärretä,  vuokralaisen maksettavaksi jää usein kaikki liiketoiminnan kannalta kriittiset muutostyöt, kuten esimerkiksi sähköpisteiden siirrot vastaamaan toivottua pöytäjärjestystä, keittiöiden muutostyöt, lattiamateriaalien vaihdot  ja yleiset sähkötyöt. Nämä piilokustannukset paljastuvat yleensä vasta suunnittelun ollessa pitkällä jolloin neuvotteluasema on kiinteistönomistajan suuntaan on jo  heikentynyt. Tässä kohtaa hanke ja budjetti pyörähtää usein seuraaville tuhansille ja aikataulut pettävät, kun kustannusjakoja aletaan selvittämään uudestaan. 

Tunnista piilokustannukset ja sovi kuka ne kustantaa

Epäselvä kustannusjako ei ole vain tekninen yksityiskohta vaan se voi romuttaa koko hankebudjetin. Ammattilaisen osallistuminen heti alussa tuo todistetusti rahallista hyötyä. Heti alkuun projektijohto selvittää kuinka nopeasti hanke  valmistuu ja kuinka paljon siihen sitoutuu pääomaa. Hyvin valmisteltu toimitilahanke lähtee liikkeelle liiketoiminnan tarpeiden ja tavoitteiden kirkastamisesta ja jatkuu asiantuntijan tukemana vuokrasopimusneuvotteluihin. Kun projektijohtaja on mukana alusta alkaen, hän ymmärtää  teknisten liitteiden yksityiskohdat, tunnistaa piilokustannukset ja neuvottelee  hankintarajat asiakkaan eduksi ennen sopimuksen allekirjoitusta. Asiantuntevasti johdettu toimitilahanke säästää satoja tuhansia euroja ja maksaa itsensä nopeasti takaisin.

Suurimmat kustannusvaikutukset syntyvät viidessä kohdassa:

 1. Hankintarajojen neuvottelu voi säästää vuokrakustannuksissa jopa  150 000 euroa.

2. Suunnittelun optimointi ja tilatehokkuus tuovat 20 000–50 000 euron säästön.

3. Yksityiskohtainen aikataulutus estää päällekkäiset kulut ja kiireellä tehtävät päätökset.

4. Kilpailutukset pitävät rakentamisen ja suunnittelun kustannukset kurissa.

5. Yrityksen toiminta ei lamaannu. Yrityksen johto keskittyy tuloksen tekemiseen ja yritys  toimii täydellä teholla muutoshankkeen aikana, kun projektijohtaja huolehtii kokonaiskuvasta,  aikataulusta ja teknisestä koordinoinnista.

Huonosti johdettu projekti on liiketoimintariski

Toimitilamuutos ei ole koskaan vain tilaratkaisu. Se on strateginen liiketoimintapäätös.  Vuokrasopimusneuvottelussa ei ole kyse pelkästä neliövuokrasta, vaan siitä, miten tila toimii parhaalla mahdollisella tavalla liiketoiminnan eduksi ja millaiset käyttökustannukset siitä muodostuu pitkällä aikavälillä. 

Huonosti  neuvoteltu ja johdettu muutoshanke on riski liiketoiminnalle hankkeen aikana ja tulevaisuudessa. Onko sinun yrityksellä siihen varaa?

Jos suunnittelette toimitilamuutosta ja haluat varmistaa, että ette ole tekemässä 200 000 € virhettä, varaa tästä maksuton auditointi ja selvitämme asian kanssasi