Spondan liiketoimintajohtaja Rasmus Vuorisen vinkit vuokralaisille
- 2.4.
- 5 min käytetty lukemiseen
Toimitilojen trendit 2026 – nämä asiat vuokralaisen kannattaa tietää ennen vuokrasopimuksen allekirjoittamista
Toimitilamarkkina on jakautunut: parhaat sijainnit ja laadukkaimmat tilat vetävät yrityksiä puoleensa, samalla kun heikommat kohteet jäävät tyhjiksi. Hybridityö on muuttanut toimistojen roolia työelämässä, ja yritykset joutuvat nyt kilpailemaan työntekijöistään myös toimitilojen kautta. Spondan liiketoimintajohtaja Rasmus Vuorinen kertoo, mitä yritysten pitäisi ymmärtää ennen vuokrasopimuksen allekirjoittamista.
Sisällysluettelo:
Sponda on yksi Suomen suurimmista kiinteistösijoitusyhtiöistä, jolla on noin 800 000 m² vuokrattavaa toimitilaa. Rasmus Vuorinen johtaa yhtiön office- ja retail-liiketoimintaa ja vastaa toimitilojen vuokrauksesta sekä asiakkuuksista.
“Toimitilamarkkina on muuttunut fundamentaalisesti viimeisten vuosien aikana.”— Rasmus Vuorinen, liiketoimintajohtaja, Sponda Oy
Vuorisen mukaan Suomi kuuluu etätyön määrässä kansainväliseen kärkipäähän, ja monissa organisaatioissa toimistolla työskennellään nykyään keskimäärin 3 päivää viikossa, mikä on kansainvälisesti tarkasteltuna matala luku.
Tämä on muuttanut toimistojen roolia merkittävästi. Toimistoille ei enää tulla automaattisesti, vaan työntekijät on houkuteltava paikalle.
Vuorisen mukaan erityisesti asiantuntijaorganisaatiot pohtivat aktiivisesti, miten ihmiset saadaan palaamaan toimistoille tilanteessa, jossa kotitoimistot ovat monella jo erinomaisesti varusteltuja.
Kotona on sähköpöydät, ergonomiset työtuolit ja rauhallinen työympäristö. Samaan aikaan monet toimistot on alun perin suunniteltu vain työn tekemiseen, mutta ei työntekijäkokemuksen näkökulmasta.
Tämä näkyy selkeänä muutoksena kysynnässä.
Vuorisen mukaan yritykset etsivät nyt aiempaa laadukkaampia ja paremmin suunniteltuja toimitiloja. Pelkkä tila ei enää riitä, vaan sen pitää tarjota parempi kokonaiskokemus kuin kotitoimisto.
Laadun lisäksi myös sijainnin merkitys on kasvanut.
Hyvä saavutettavuus on edelleen perusedellytys, mutta yhä tärkeämpää on, mitä toimiston ympäriltä löytyy: ravintoloita, palveluita ja mahdollisuuksia viettää aikaa työpäivän jälkeen.
Vuorisen mukaan juuri tämä yhdistelmä, laadukas tila, hyvä sijainti ja toimiva ympäristö, muodostaa yritykselle todellisen kilpailuedun etenkin rekrytoinnissa.
Kaikki vapaat toimitilat eivät ole vaihtoehtoja
Vaikka toimitilamarkkinassa puhutaan paljon tyhjistä toimitiloista ja vuokralaisen markkinasta, todellisuus on toinen.
“ Suurin osa vapaana olevista tiloista ei ole sellaisenaan yritykselle sopivia.”— Vuorinen
Valtaosa toimitiloista vaatii kehittämistä
Valtaosa tarjolla olevista tiloista vaatii suunnittelua ja muutoksia ennen kuin ne vastaavat yrityksen tarpeita. Toimitilan valinta ei siis ole pelkkä etsintäprosessi, vaan käytännössä kehitysprojekti.
Yksi yleisimmistä virheistä on oletus, että sopiva tila löytyy nopeasti, vaikka todellisuudessa oikean ratkaisun löytäminen ja rakentaminen vievät aikaa.
Vuorisen mukaan tässä vaiheessa moni yritys aliarvioi prosessin vaativuuden ja keston.
Asiantuntija mukaan ennen vuokrasopimuksen allekirjoittamista
Koska suurin osa toimitiloista vaatii muokkaamista, päätöstä ei kannata tehdä pelkän tilan perusteella. Ulkopuolinen asiantuntija auttaa määrittämään todellisen tarpeen ja varmistaa, että ratkaisu toimii käytännössä, ei vain suunnitelmissa.
Käytännössä toimitilaprojekti vaatii usein erillistä suunnittelua ja projektinjohtoa. Siksi ulkopuolinen asiantuntija kannattaa tuoda mukaan jo ennen vuokrasopimuksen allekirjoittamista, jotta päätös on liiketoiminnan kannalta oikea.
Toimitila ei ole irrallinen päätös, vaan osa yrityksen strategiaa
Kun ymmärretään, ettei valmiita ratkaisuja käytännössä ole, korostuu myös toimitilan rooli osana liiketoimintaa.
Vuorisen mukaan toimitila on keskeinen tekijä siinä, millaisia ihmisiä yritys pystyy rekrytoimaan, miten arki toimii ja millainen kulttuuri organisaatioon rakentuu. Näin toimitilat vaikuttavat työnantajamielikuvaan >>
“Toimitila vaikuttaa suoraan työntekijäkokemukseen, rekrytointiin ja siihen, miten ihmiset viihtyvät työssään.” — Vuorinen
Toimitilapäätös on myös harvoin lyhytaikainen. Vuokrasopimukset tehdään tyypillisesti useiksi vuosiksi, mikä tarkoittaa, että päätöksen vaikutukset ulottuvat pitkälle tulevaisuuteen.
Siksi toimitilaa ei pitäisi tarkastella vain kustannuksena, vaan investointina, joka tukee yrityksen tavoitteita.
Yleisimpiä virheitä on tehdä tarvekartoitus toimitilalle liian pinnallisesti
Yksi yleisimmistä virheistä on liian kevyt tarvekartoitus.
“Tarvekartoitus jää usein pinnalliseksi. Ei mietitä riittävän tarkasti, miten tilaa käytetään arjessa.” — Vuorinen
Tilaa suunnitellaan oletusten, ei todellisen käytön perusteella. Tämä näkyy nopeasti arjessa kompromisseina. Lue HR:n roolista toimitilamuutoksessa >>
Hybridityö tekee tästä vielä vaikeampaa: tilan pitää toimia sekä vajaalla että täydellä käyttöasteella.
Siksi tarvekartoitus ei ole vain neliöitä, vaan ymmärrys työn tekemisestä.
Vuokrasopimus ei ole päätös, vaan vaihe prosessissa
Vuokrasopimus nähdään usein projektin päätepisteenä, vaikka todellisuudessa se on yksi vaihe kokonaisuudessa.
Ennen sopimusta määritellään tarve, suunnitellaan ratkaisu ja valitaan tila. Sopimuksen jälkeen alkaa varsinainen toteutus: tarkempi tilasuunnittelu, rakentaminen ja muutto.
Käytännössä toimitilaprojekti on useiden kuukausien kokonaisuus, joka vaatii aikaa, resursseja ja selkeää johtamista.
Vuorisen mukaan tässä vaiheessa moni yritys aliarvioi työn määrän.
Epämääräiset sopimukset maksavat kalliisti
Moni ongelma syntyy siitä, että tilaan liittyviä asioita ei määritellä riittävän tarkasti sopimuksessa.
“Kaikki tilan laatuun ja toteutukseen liittyvät asiat pitää sopia yksiselitteisesti.” — Vuorinen
Toimitilaratkaisuihin liittyy valtava määrä yksityiskohtia, kuten esimerkiksi valittavat pintamateriaalit, akustiikka, valaistus, ilmanvaihto ja jäähdytys. Siksi ne kannattaa määritellä vuokrasopimuksessa mahdollisimman tarkasti.
Jos tarpeita ei ole määritelty tarkasti, lopputulos ei välttämättä vastaa odotuksia.
Kaikkea ei voi neuvotella
Toimitilaneuvotteluissa vuokranantaja voi joustaa, mutta vain tiettyyn pisteeseen asti.
Vuokranantajat voivat joustaa tilaratkaisuissa, mutta eivät asioissa, jotka vaikuttavat sopimuksen arvoon ratkaisevasti. Tämän vuoksi taloudellinen kokonaisuus on aina erikseen neuvoteltava asia, johon vaikuttaa merkittävästi tilaan tehtävän räätälöinnin ja siten investoinnin suuruus.
Vuokranantajat suhtautuvat varauksellisesti sopimusehtojen uudelleenneuvotteluun kesken sopimuskauden, kuten irtautumiseen, vastuiden muutoksiin tai sopimuksen siirtämiseen eteenpäin.
Esimerkiksi vuokrasuhteen siirtäminen kolmannelle osapuolelle voi olla vuokranantajalle merkittävä riski, koska vuokrasopimus ja mahdollinen merkittävä investointi tilaan on alun perin tehty tietyn yrityksen kanssa.
Sopimuksen pituus on keskeinen neuvottelutekijä
Yksi keskeisimmistä tekijöistä on sopimuksen pituus.
Mitä enemmän tilaan investoidaan, sitä enemmän vuokranantaja odottaa sitoutumista.
“Toisinaan neuvottelut kariutuvat siihen, ettei vuokralainen ole valmis sitoutumaan riittävän pitkään sopimukseen.”— Vuorinen
Käytännössä sopimuksen pituus määrittää pitkälti sen, kuinka paljon joustoa kokonaisuuteen on mahdollista saada.
Vuokranantajan rooli korostuu pitkissä sopimuksissa
Kaikki vuokranantajat eivät ole samanlaisia.
Vuorisen mukaan moni aliarvioi sen, kuka tilan omistaa ja miten yhteistyö toimii sopimuskauden aikana.
“Ero on merkittävä sen välillä, kohdataanko kasvoton organisaatio vai vuokranantajan nimetty kumppani, jonka kanssa asiat hoituvat.” — Vuorinen
Pitkässä sopimuksessa vuokranantajan rooli korostuu, erityisesti arjen sujuvuudessa ja ongelmatilanteissa.
Nämä seikat painavat vuokrasopimuksen neuvotteluissa
Neuvotteluasema ei synny sattumalta.
Keskeistä on ymmärtää, mikä on vuokranantajalle tärkeää: sitoutuminen, luotettavuus ja kyky viedä prosessi maaliin.
Sopimuksen pituus on yksi keskeisimmistä tekijöistä. Käytännössä 3 vuotta on usein minimi, mutta 5 vuotta on jo selvästi houkuttelevampi vuokranantajan näkökulmasta. Joissakin kohteissa saatetaan edellyttää jopa 10 vuoden sitoutumista, erityisesti jos tilaan tehdään merkittäviä investointeja.
Vuokranantajan näkökulmasta myös yrityksen taustat painavat paljon. Vakaa ja tunnettu brändi on houkutteleva vuokralainen. Parhaimmillaan se nostaa koko kiinteistön vetovoimaa myös muiden yritysten silmissä.
Sama pätee taloudelliseen luotettavuuteen. Jos yritys on pankin näkökulmasta uskottava, se on sitä yleensä myös vuokranantajalle. Nuoremmilta yrityksiltä voidaan puolestaan vaatia esimerkiksi suurempaa pankkitakausta investointien vakuudeksi.
Nopea päätöksenteko ja selkeä tilatarve vahvistavat neuvotteluasemaa entisestään.
Tärkein neuvo: älä hutiloi tätä päätöstä
Toimitilapäätös lukitaan usein vuosiksi eteenpäin.
Se näkyy suoraan rekrytoinnissa, työntekijäkokemuksessa ja arjen toimivuudessa.
“Tämä on yksi yrityksen tärkeimmistä päätöksistä. Sitä ei kannata hätiköidä pakollisena pahana nopeasti maaliin.” — Vuorinen
Hyvin valittu toimitila tukee liiketoimintaa. Huono valinta alkaa näkyä nopeasti, ja sen vaikutukset voivat olla kalliita.
Hyvä vuokrasopimus palvelee kaikkia osapuolia.
Ennen allekirjoitusta ota yhteys Johannaan tai Saraan, puhelu ei maksa mitään, mutta saat varmasti rahanarvoisia vinkkejä.
