HR:n muistilista onnistuneeseen toimitilamuutokseen

Miten vältät henkilöstön turhautumisen, strategiset virheet ja mainehaitat?

Toimitilamuutos on paljon enemmän kuin muutto uuteen osoitteeseen; se vaikuttaa koko organisaation arkeen, kulttuuriin ja liiketoimintaan. Tässä artikkelissa käymme läpi, miksi HR:n rooli on ratkaiseva ja miten asiantuntija voi varmistaa, että muutos rakentaa eikä romuta kulttuuria.

"Muutos koettelee ihmisen turvallisuuden tunnetta."

Ihmiset reagoivat muutokseen eri tavoin: toisille se on mahdollisuus, toisille kriisin paikka. Käytännössä muutos vaikuttaa arjen pieniin ja suuriin rutiineihin, joita toistamme usein tiedostamattamme. Näiden muuttuessa ihmisen turvallisuuden tunnetta koetellaan.

HR-johtajan 3 merkittävintä haastetta toimitilamuutoksissa

Toimitilamuutoksessa HR:n rooli korostuu, mutta aiheuttaa myös haasteita. Alla on kolme tehtävää, jotka HR:n pitää ratkaista tai muuten toimitilamuutos on suuri riski epäonnistua – henkilöstön kustannuksella.

Ilman osallistamista ja viestintää ei synny onnistunutta muutosta

Viestintä ja osallistaminen eivät ole vain pehmeitä tukitoimia, vaan toimitilamuutoksen onnistumisen edellytys. Kun ihmiset tietävät, mitä tapahtuu, miksi ja miten se vaikuttaa heihin, syntyy luottamusta ja sitoutumista.

Jos viestintä puuttuu, syntyy tilalle arvailuja, epävarmuutta ja tulkintoja, jotka olisi voitu ehkäistä avoimella keskustelulla ja kuuntelemisella. Ilman osallistamista työntekijät kokevat, että muutos on vain ilmoitusasia, jolloin muutos näyttäytyy ulkopuolelta ohjattuna eikä yhteisenä projektina.

Hyvä viestintä ei tarkoita pelkkää tiedottamista, vaan jatkuvaa dialogia, jossa myös epävarmuudelle ja kysymyksille on tilaa.

Muistilista HR:lle:

·       Osallista aidosti – jo ennen päätöksiä

·       Varmista, että viestintä tavoittaa kaikki: myös esihenkilöt, jotka toimivat muutoksen etulinjassa

·       Tunnista ja nimeä epävarmuuden paikat, myös ne, joissa ei vielä ole vastauksia

Strategian sivuuttaminen – toimitilamuutos on aina strateginen valinta

Mihin suuntaan yritys on matkalla ja millä aikavälillä? Onko tavoitteena kasvaa, supistaa tai ulkoistaa yhä enemmän? Halutaanko työn tekemistä painottaa etätöihin vai yhteisessä tilassa olemiseen?

Kaikki nämä kysymykset tulee huomioida toimitilamuutosta suunniteltaessa. Ilman selkeää strategista suuntaa päätökset voivat jäädä irrallisiksi ja johtaa vääriin olettamuksiin.

Esimerkiksi jos toimitiloissa ei ole huomioitu yrityksen ja henkilöstön kasvua, tiloista tulee nopeasti ahtaat ja uusi muutos odottaa jo nurkan takana. Väärät valinnat eivät tue strategiaa, ja voivat pitkällä aikavälillä tulla kalliiksi niin taloudellisesti kuin toiminnallisesti.

Toimitilamuutos ei ole pelkkä HR:n tai kiinteistöpäällikön vastuulla oleva käytännön järjestely. Se on koko organisaation kannalta strateginen siirto, johon toimitusjohtajan ja johtoryhmän on sitouduttava aidosti.

Vain näin voidaan varmistaa, että muutos tukee aidosti liiketoiminnan suuntaa ja organisaation tavoitteita.

Muistilista HR:lle:

·       Varmista, että toimitilamuutoksen tavoitteet on kartoitettu ja sovittu

·       Varmista osaltasi, että toimitilamuutos palvelee yrityksen HR-strategiaa

·       Varmista, johdon sitoutuminen prosessiin, joka vaatii johtajuutta

Henkilöstön kokemukset ja muutosvastarinta – mitä HR:n on hyvä ymmärtää

Toimitilamuutos ei tapahdu tyhjiössä, se vaikuttaa jokaiseen työntekijään eri tavalla. Osa kokee muutoksen innostavana uutena alkuna, toisille se merkitsee uhkaa ja epävarmuutta. HR:n tehtävänä on tunnistaa nämä reaktiot ja tukea henkilöstöä muutoksen eri vaiheissa.

Tyypillisiä huolenaiheita ovat:

·       Miten uusi sijainti vaikuttaa lasten hoitoon ja arjen kulkemiseen?

·       Onko tämä alku YT-neuvotteluille?

·       Voinko jatkossakin tehdä etätöitä tai muuttuuko työnkuvani?

·       Miten muutos vaikuttaa tiimityöhön, yhteisöllisyyteen ja kulttuuriin?

"Älä jätä viestintätyhjiötä – ihmiset täydentävät aukkoja omilla tulkinnoillaan."

Ilman suunnitelmallista osallistamista ja avointa keskustelua muutosvastarinta voi näkyä passiivisena vetäytymisenä, kyseenalaistamisena tai hiljaisena tyytymättömyytenä, mikä vaikuttaa suoraan ilmapiiriin ja työn sujuvuuteen.

Usein myös pieniltä tuntuvat asiat voivat olla tärkeitä identiteetin ja kulttuurin kannalta. Eräässä asiakasorganisaatiossa esimerkiksi yhteinen pizzanpaisto oli keskeinen osa yhteisöllistä viikkorutiinia ja sen mahdollistaminen uusissa tiloissa vaikutti suoraan henkilöstön sitoutumiseen.

Kaikkia toiveita ei voida toteuttaa, mutta niiden huomioiminen ja keskusteluttaminen itsessään lisää luottamusta.

“Organisaatiokulttuurille kolhujen parantuminen voi kestää pitkään – pyri ehkäisemään niitä ennakolta.”

Muistilista HR:lle:

·       Selvitä henkilöstön huolia ja toiveita jo ennen päätöksiä

·       Avaa keskusteluja – älä oleta, että kaikki kysyvät suoraan

·       Tunnista muutosvastarinta ajoissa – se ei aina näy ulospäin

·       Luo turvallinen tila keskustelulle ja ota huolet vakavasti

·       Tue esihenkilöitä viestimään ja johtamaan muutosta aktiivisesti

Jos oleelliset asiat unohtuvat, seuraukset näkyvät pitkään

Toimitilamuutos voi tuoda valtavasti taloudellisia ja kulttuurillisia hyötyjä, mutta vain, jos kokonaisuutta johdetaan harkitusti. Liian usein unohtuvat juuri ne asiat, jotka ratkaisevat muutoksen onnistumisen: strateginen linjaus, osallistaminen ja viestintä.

Kun nämä jäävät huomioimatta, seuraukset alkavat näkyä nopeasti. Ilmapiiri kiristyy, tuottavuus heikkenee ja epävarmuus valtaa tilaa, jonka johdon ja HR:n olisi pitänyt täyttää tiedolla.

Pitkän aikavälin vaikutukset voivat olla vielä vakavampia:

·       Parhaat osaajat lähtevät ja vievät osaamisensa mukanaan

·       Työnantajamielikuva heikentyy eikä mediahuomiolta aina vältytä

·       Rekrytointi vaikeutuu, kun yritys ei houkuttele uusia talentteja

·       Huonot tilaratkaisut ja pitkät vuokrasopimukset voivat lukita huonon tilanteen jopa vuosikymmeneksi

·       Toimitilamuutos on kallis hanke jo taloudellisesti, mutta huonosti hoidettuna se voi maksaa vielä enemmän kulttuurissa, osaamisessa ja kasvun mahdollisuuksissa. 

Asiantuntijan rooli HR:n tukena toimitilamuutoksessa

Toimitilamuutoksessa HR kohtaa laajan kirjon kysymyksiä strategisista linjauksista käytännön järjestelyihin ja henkilöstön huoliin. Ulkopuolinen asiantuntija voi tässä vaiheessa tuoda kaivattua selkeyttä, rakennetta ja näkökulmia, joita organisaation sisältä voi olla vaikea tunnistaa.

Käytännössä asiantuntijatyö voi tarkoittaa esimerkiksi:

Jäsenneltyä prosessia, jonka avulla olennaiset asiat tulee käsitellyiksi ajoissa. Ilman ammattilaista kokonaisuuden hahmottaminen ja hallinta on erittäin haastavaa, jopa mahdotonta.

Vaihtoehtojen ja ratkaisumallien sparrausta päätöksenteon tueksi. Asiantuntija ei sanele, vaan ehdottaa ja haastaa, minkä lopputuloksena saadaan paras ratkaisu.

Sisäisen viestinnän suunnittelua ja toteutusta – henkilöstöä unohtamatta.

Organisaatiokulttuurin ja arvojen huomiointia tilaratkaisuissa. Kyseessä voi olla melko pieni asia, kuten kattava lajittelupiste tai yhteistyökumppanin valinta, joilla on suuri merkitys arvoille.

Kokemusten ja esimerkkien tuomista muista vastaavista tilanteista. Asiantuntija osaa ehdottaa toimivia ratkaisuja vastaavista onnistuneista toimintatavoista ja ratkaisuista.

Tärkeää ei ole vain se, mitä tehdään, vaan miten asioita lähestytään ja milloin. Kun yhteistyö alkaa riittävän varhain, moni haaste voidaan ehkäistä jo ennen kuin se näkyy henkilöstön arjessa.

Mistä tunnistaa onnistuneen toimitilamuutoksen HR:n näkökulmasta?

Onnistunut toimitilamuutos ei näy vain uusina kalusteina tai hienona sisääntuloaulana. Se näkyy ennen kaikkea siinä, miten muutos vastaanotetaan organisaatiossa.

Merkkejä onnistumisesta:

·       Henkilöstö odottaa muutosta innolla – keskustelu on rakentavaa ja toiveikasta

·       Viestintä toimii – työntekijät ovat osallistuneita ja sitoutuneita

·       Johto on näkyvästi mukana eikä ulkoista vastuuta muutoksesta

·       Työnantajamielikuva vahvistuu jo prosessin aikana, ei vasta lopputuloksessa

·       Rekrytointi helpottuu ja sitoutuminen paranee, puheet yrityksestä on positiivista myös organisaation ulkopuolella

Työ ei lopu muuttopäivään Toimitilamuutos ei pääty siihen, kun muuttolaatikot puretaan. Muutoksen onnistumista pitää seurata ja mitata, jotta voidaan varmistaa, että tilat todella tukevat arjen työtä.

Kun uusi arki koittaa, HR:n kannattaa kerätä palautetta, olla esihenkilöiden tukena uusien käytäntöjen jalkauttamisessa sekä huomioida tilojen vaikutukset työn kuormittavuuteen, yhteistyöhön ja hyvinvointiin.

Työhyvinvoinnin, ergonomian ja turvallisuuden näkökulma

Toimitilamuutokseen liittyy myös työhyvinvointia, turvallisuutta ja yhdenvertaisuutta koskevat seikat, joita tilaratkaisut tukevat:

·      Ergonomiaa ja terveellisiä työskentelytapoja

·      Esteettömyyttä ja fyysistä saavutettavuutta

·      Monimuotoisuutta ja inklusiivisuutta

·      Työturvallisuutta ja lakisääteisiä vaatimuksia

Yhteistyö työterveyshuollon kanssa on tässä vaiheessa suositeltavaa, niin lakien kuin työhyvinvoinnin näkökulmasta. Samalla HR toimii siltana johdon, tilasuunnittelun ja henkilöstön välillä, jotta lopputulos tukee arkea käytännössä. Jos yritys on palkannut ammattilaisen mukaan prosessiin, kaikki yllä mainitut asiat huomioidaan automaattisesti.

Kolme tärkeintä muistettavaa HR:lle toimitilamuutokseen

Paina mieleesi nämä kolme tärkeintä asiaa, jotka huomioimalla olet askeleen lähempänä onnistunutta toimitilamuutosta.

1.        Varmista johdon sitoutuminen ja strateginen suunta Toimitilamuutos on aina strateginen päätös. Sen on tuettava liiketoimintaa, kasvua ja työskentelytapoja – ja sen pitää näkyä johdon omassa toiminnassa.

2.        Osallista henkilöstö Kuuntele, keskustele, kysele ja viesti. Mitä aiemmin ihmiset otetaan mukaan, sitä enemmän he myös sitoutuvat muutokseen – ja auttavat viemään sitä eteenpäin.

3.        Muista, että kyse on työn arjesta Kyse ei ole vain neliöistä tai kalusteista, vaan siitä, miten hyvin tila tukee työntekoa nyt ja tulevaisuudessa.

4.        Pyydä apua Ammattilaisen avulla kaikki on yksinkertaisesti helpompaa. Ammattilaisen palkkaaminen maksaa aina itsensä takaisin ja kuormittaa henkilöstöä mahdollisimman vähän.

Kun nämä toteutuvat, koko organisaatio seisoo muutoksen takana ja toimitilamuutos muuttuu kriisistä voimavaraksi!

Siintääkö toimitilamuutokset horisontissa? Jos toimitilamuutos on edes pilkkeenä silmäkulmassa, ole meihin yhteydessä, niin jutellaan!