Toimitilat ja työnantajamielikuva – 7 vinkkiä
- Sara Antila
- 6.11.
- 5 min käytetty lukemiseen
Päivitetty: 10.11.
Toimitilat ja työnantajamielikuva – 7 vinkkiä vahvempaan maineeseen
Työnantajamielikuva ratkaisee, millaisia hakijoita yritys houkuttelee, millä kustannuksilla ja kuinka hyvin henkilöstö pysyy sitoutuneena. Yhä useammin myös asiakkaat ja kumppanit tarkastelevat yrityksen vetovoimaa työnantajana. Myös toimitilat kertovat organisaation kulttuurista, luovat ensivaikutelman ja vahvistavat tai heikentävät työnantajamielikuvaa. Kun tilat tukevat arkea ja kulttuuria, ne vahvistavat samalla työnantajan mainetta.
SISÄLLYSLUETTELO:
Mikä on työnantajamielikuva?
Työnantajamielikuva tarkoittaa sitä, millaisena yritys näyttäytyy työnantajana niin ulkopuolisten kuin omien työntekijöidensä silmissä. Työnhakijat, yhteistyökumppanit ja asiakkaat muodostavat käsityksensä yrityksestä sen arjen toiminnan, viestinnän ja työntekijöiden kertoman kautta.
Sisäisesti työntekijät arvioivat, vastaavatko kokemukset arjessa niitä odotuksia, joita yritys lupaa ulospäin. Työnantajan maine on samankaltainen kuin brändi: se ei synny yksittäisistä kampanjoista tai HR:n toimenpiteistä, vaan kaikesta mitä yritys tekee ja miten se toimii.
Hyvä työnantajamielikuva on yritykselle merkittävä kilpailuetu. Se houkuttelee laadukkaita hakijoita usein pienemmällä rekrytointibudjetilla ja sitouttaa nykyiset työntekijät vahvemmin. Kun maine työnantajana on vahva, yritys voi myös välttää jatkuvan rekrytoinnin tarpeen.
Työnantajabrändi vs. työnantajamielikuva
Työnantajabrändi on yrityksen tietoisesti rakentama lupaus, mutta työnantajamielikuva kertoo, koetaanko tuo lupaus todeksi arjessa. Toimitilamuutoksessa tämä näkyy erityisen selvästi – ovatko tilat linjassa sen kuvan kanssa, jonka yritys haluaa antaa?
Työnantajabrändi on se lupaus, jonka yritys tietoisesti rakentaa. Työnantajamielikuva taas kertoo, miten tuo lupaus koetaan työntekijöiden ja ulkopuolisten silmissä. Ne ovat saman kolikon kaksi puolta, ja ilman johdonmukaista brändityötä mielikuva jää sattuman varaan.
Muista, että työnantajabrändisi rakentuu joka tapauksessa. Älä jätä sitä tuuliajolle, vaan johda sitä määrätietoisesti. Rakenna toimitilat tukemaan työnantajabrändiäsi.
Mistä työnantajamielikuva rakentuu käytännössä
Työnantajan vetovoima rakentuu monista kosketuspisteistä. Yksi keskeisimmistä on toimitila, joka toimii yrityksen käyntikorttina. Tilojen tunnelma, sisustus, palvelut ja ihmisten kohtaaminen kertovat nopeasti, millaisesta yrityksestä on kyse.
Jos yrityksen verkkosivut ja viestintä lupaavat modernia ja dynaamista toimintaa, mutta toimitilat ovat vanhanaikaiset tai huonokuntoiset, syntyy ristiriita. Tällaiset kokemukset rapauttavat työnantajamielikuvan nopeasti.
Työnantajamielikuva ja arjen signaalit johtamisesta
Hyvä työnantajamielikuva rakentuu uskottavuudesta ja arjen johdonmukaisuudesta. Johtaminen ei näy vain strategioissa tai juhlapuheissa, vaan pienissä merkeissä, jotka henkilöstö ja vierailijat havaitsevat päivittäin.
Arjen signaaleja ovat esimerkiksi:
Johdon läsnäolo ja saavutettavuus – istuuko johto omissa suljetuissa huoneissaan vai käyttääkö samoja tiloja kuin muu henkilöstö (konkreettisesti kahden kerroksen väkeä)?
Päätösten avoimuus – viestitäänkö muutoksista selkeästi ja perustellen, vai jäävätkö työntekijät arvailujen varaan?
Tilojen käyttö ja käytännöt – kannustavatko toimitilat kohtaamisiin, vai viestivätkö ne kontrollista ja hierarkiasta?
Huolenpito henkilöstöstä – näkyykö se esimerkiksi ergonomiassa, yhteisissä taukotiloissa ja työhyvinvoinnin tukemisessa?
Nämä signaalit muodostavat nopeasti kuvan siitä, millainen työnantaja yritys on. Jos ne tukevat brändilupausta, mielikuva vahvistuu. Jos taas viesti on ristiriitainen, luottamus kärsii.
Sisäinen työnantajamielikuva ja toimitilatKun toimitilat suunnitellaan yhdessä henkilöstön kanssa, sitoutuminen vahvistuu ja työntekijät kokevat konkreettisesti voivansa vaikuttaa kulttuuriin ja toimiston toimintoihin.
Tilat ohjaavat arkea ja muuttavat kulttuuria. Esimerkiksi yhteinen kahvila- ja lounge-tila, jossa johto ja henkilöstö kohtaavat luontevasti, parantaa hiljaisen tiedon kulkua ja tekee arjesta avoimempaa. Vastaavasti liian suuret ja tyhjät, epäviihtyisät tilat voivat passivoida työntekijöitä ja heikentää yhteisöllisyyttä.
Kun toimitilat tukevat yrityksen liiketoimintaa, toimintakulttuuria ja arjen kohtaamisia, ne vahvistavat sisäistä työnantajamielikuvaa, joka näkyy väistämättä myös ulospäin.
Arjen yksityiskohdat vahvistavat mielikuvaaMielikuva työnantajasta syntyy pienistä asioista: toimivatko opasteet, otetaanko vierailija vastaan ystävällisesti, onko kahvihuone viihtyisä ja näkyykö vastuullisuus arjessa esimerkiksi kierrätyspisteissä. Kun nämä yksityiskohdat ovat linjassa yrityksen arvojen kanssa, ne vahvistavat uskottavuutta. Jos ne taas ovat retuperällä, ristiriita näkyy heti sekä henkilöstölle että vierailijoille.
Ensiaskeleet työnantajamielikuvan kehittämiseen toimitilamuutoksessa
Toimitilamuutos tarjoaa tilaisuuden tarkastella työnantajamielikuvaa uudesta näkökulmasta.
Brändi ja uskottavuus Ensimmäinen askel on varmistaa, että tilat tukevat yrityksen liiketoimintaa, brändiä ja laatumielikuvaa. Jos lupaus ja todellisuus eivät kohtaa, uskottavuus kärsii välittömästi.
Henkilöstön osallistaminen Kuuntele henkilöstöä. Kun työntekijöiden toiveet ja tarpeet huomioidaan, tilat palvelevat aidosti arkea. Samalla syntyy sitoutumista ja tunne siitä, että kulttuurilla on merkitystä ja yksittäinen työntekijä voi vaikuttaa.
Konkreettiset ratkaisut
Yhteisöllisyyttä tukevat tilat, kuten kahvi- ja lounastilat, yhteiset aamiaiset tai perjantaipullat, vahvistavat kulttuuria. Vetäytymistilat ja hyvä akustiikka puolestaan tukevat työrauhaa ja jaksamista. Yhteisöllisyys ja kohtaamiset ovat se kriittinen elementti mikä tuo ihmiset toimistolle.
Myös vastuullisuus ja yhdenvertaisuus näkyvät konkreettisissa valinnoissa, kuten kierrätyspisteissä ja sukupuolineutraaleissa wc-tiloissa. Pienet yksityiskohdat, kahvikoneesta viherkasveihin, kertovat siitä, että henkilöstöstä välitetään.
Katso myös HR:n muistilista onnistuneeseen toimitilamuutokseen>>, jossa kerrotaan, miten henkilöstö kannattaa ottaa mukaan muutoksen eri vaiheissa.
Työnantajamielikuva ja liiketoiminta
Työnantajamielikuva ei ole vain HR:n vastuulla, vaan olennainen osa yrityksen liiketoimintastrategiaa. Vahva maine työnantajana tukee rekrytointia ja sitouttaa henkilöstöä, mutta se lisää myös asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden luottamusta. Hyvä työnantajamielikuva on siis suora kilpailuetu, joka näkyy koko liiketoiminnassa.
Kokemuksemme mukaan monissa pk-yrityksissä tätä näkökulmaa ei huomioida lainkaan, mikä on suuri menetetty mahdollisuus. Kun työnantajamielikuvaa johdetaan tietoisesti ja linjassa liiketoiminnan tavoitteiden kanssa, syntyy kokonaisuus, joka vahvistaa sekä henkilöstön sitoutumista että yrityksen markkina-asemaa.
Tulevaisuuden trendit työnantajamielikuvassa
Avokonttorit lupasivat parempaa yhteistyötä ja tilankäyttöä 1990-2000-luvuilla, mutta usein lopputulos oli melua, häiriöitä ja vieraantumista.
Nykyään ei voi enää yleistää. Avokonttorit voivat toimia erinomaisesti, mutta rinnalla on oltava riittävästi vetäytymistiloja, jotka tukevat keskittymistä ja työrauhaa. Oleellista on tasapaino: tilojen pitää tukea erilaisia työskentelytapoja ja työntekijöiden tarpeita.
Tällä hetkellä työnantajamielikuvaa muovaavat erityisesti hybridityö, vastuullisuus ja monimuotoisuus. Työntekijät eivät enää tule toimistolle vain siksi, että täytyy, vaan tilojen on tarjottava lisäarvoa: yhteisöllisyyttä, kohtaamisia ja kulttuuria, jota ei synny etänä.
Seuraava trendi on tarkoituksenmukaisuus. Toimitilojen ja organisaatiokulttuurin tulee tukea liiketoiminnan tavoitteita. Tilojen on tarjottava lisäarvoa sekä työntekijöille että koko organisaatiolle, jotta ne koetaan merkityksellisiksi.
Kun arvot, tilat ja arjen käytännöt ovat linjassa, työnantajamielikuva on uskottava ja kestävä.
Näin yritys pystyy houkuttelemaan ja sitouttamaan parhaat osaajat myös tulevaisuudessa.
Asiantuntijan 7 kohdan tarkistuslista työnantajamielikuvan vahvistamiseen
Työnantajamielikuva ei synny kampanjoista, vaan arjen teoista, toimitiloista ja johtamisesta. Toimitilat ovat yrityksen käyntikortti ja paikka, jossa organisaatiokulttuuri näkyy konkreettisesti. Muutostilanteessa yrityksellä on erityinen mahdollisuus vahvistaa mainettaan työnantajana.
1. Onko toimitilat yrityksesi käyntikortti?
Tilat ovat ensimmäinen asia, jonka vierailija huomaa. Siisteys, tunnelma ja toimivuus kertovat välittömästi, vastaako todellisuus yrityksen lupausta. Kertovatko verkkosivut ja toimitila samaa tarinaa vai ovatko ne ristiriidassa. Jos ei, korjaa asia.
2. Onko vierailija- ja hakijakokemus huomioitu?
Ensivaikutelma syntyy pienistä asioista: opasteista, vastaanotosta, aulasta ja odotustilasta. Myös pienet (ja edulliset) yksityiskohdat, kuten kukka tai hygieniatarvikkeet WC-tiloissa, antavat vaikutelman, että yritys välittää vierailijoistaan ja työntekijöistään.
3. Onko henkilöstöä osallistettu toimitilan suunnitteluun?
Kuuntele kokemusasiantuntijoita eli työntekijöitäsi, kuinka he haluavat tilojen palvelevan heitä ja heidän työtään. Kun työntekijöiden toiveet huomioidaan, syntyy sitoutumista ja tunne omistajuudesta. Tämä vahvistaa sisäistä työnantajamielikuvaa ja kulttuuria.
4. Löytyykö toimitiloista yhteisöllisyyttä tukevia tiloja ja käytäntöjä?
Yksi toimistoympäristön suurimpia anteja on hiljaisen tiedon kulkeminen. Yhteiset kahvittelu- ja taukotilat, lounaat, pienet perinteet, kuten perjantaipullat ja afterit toimistolla lisäävät kohtaamisia ja vahvistavat yhteishenkeä. Tilat voivat ohjata käyttäytymistä ja tuoda ihmiset yhteen.
5. Onko työrauha ja ergonomia huomioitu toimitiloissa? Avokonttorit, kuutiot, toimistohuoneet… Ei ole yhtä oikeaa. Mutta tärkeintä on, että toimitiloissa on hyvä akustiikka, vetäytymistilat ja modernit työpisteet. Ne viestivät, että työntekijöiden hyvinvointi on työnantajalle tärkeää. Tämä lisää sekä viihtyvyyttä että tehokkuutta.
6. Onko vastuullisuutta ja yhdenvertaisuutta mietitty toimitilojen suunnittelussa? Työntekijöiden arvot tulee huomioida. Esimerkiksi kierrätyspisteet, esteettömyys ja sukupuolineutraalit wc-tilat. Ne kertovat, että yritys kunnioittaa työntekijöidensä arvoja. Vastuullisuus on nykyisin keskeinen tekijä työnantajamielikuvassa.
7. Tarjoavatko palvelut arvoa työntekijöille ja onko yksityiskohtia huomioitu? Toimistopalveluiden tulee aidosti tukea työntekijöitä. Myös yksityiskohdat, kuten kahvihuoneen viihtyisyys tai kasvit tilassa, kertovat arvostuksesta henkilöstöä kohtaan.
Työnantajamielikuvan vahvistaminen ei ole yksittäinen projekti, vaan jatkuvaa työtä, jossa toimitilat, johtaminen ja arjen käytännöt kulkevat käsi kädessä. Kun tilat tukevat kulttuuria ja arkea, syntyy ympäristö, joka sitouttaa henkilöstön ja tekee yrityksestä houkuttelevan myös ulospäin.
Varaa ilmainen auditointi, jossa käymme läpi, kuinka hyvin nykyiset tilaratkaisut palvelevat yrityksenne tärkeimpiä ihmisiä ja vaikuttaa työnantajamielikuvaanne!
