Talousjohtajan mokat toimitilamuutoksessa
- Johanna Seppälä
- 12.8.
- 4 min käytetty lukemiseen
Talousjohtajan 7 pahinta mokaa toimitilamuutoksessa – vältä nämä sudenkuopat
Toimitilamuutos voi olla talousjohtajalle tilaisuus näyttää osaamistaan, mutta myös riski, joka voi johtaa kalliisiin virheisiin. Kokosimme yleisimmät mokat ja vinkit talousjohtajalle toimitilamuutoksiin liittyen.
Sisällysluettelo:
Toimitilamuutos on paikka, jossa talousjohtaja joko loistaa tai kompastuu
Toimitilamuutos paljastaa nopeasti, onko talousjohtajalla pelisilmää ja kykyä kommunikoida muun johdon kanssa. Toimitilamuutos on kuin letkajenkka, jossa koko organisaatio seuraa yhteisiä askelkuvioita ja jossa pienikin virhe rikkoo rytmin.
Kyse ei ole vain uusista neliöistä, vaan kyvystä hallita kustannuksia, sopimuksia ja resursseja niin, että muutos tukee yrityksen strategiaa eikä käänny kalliiksi virheeksi.
Kustannusten, sopimusten ja resurssien hallinta
Talousjohtaja vastaa siitä, että kaikki kulut ovat perusteltuja ja budjetti pitää. Toimitilamuutoksessa kustannuksia syntyy vuokran lisäksi muun muassa muuttopalveluista, IT-siirroista ja tilojen muokkauksista, jotka on ennakoitava hyvissä ajoin.
Käy sopimukset läpi suurennuslasin kanssa
Sopimukset ratkaisevat paljon. Vuokraehdot, ylläpitopalvelut ja (toimitilan) irtisanomisehdot voivat joko tukea yrityksen liikkumavaraa tai sitoa sen huonoihin ratkaisuihin jopa vuosikymmeneksi.
Talousjohtajan on varmistettava, että sopimukset tukevat yrityksen pitkän aikavälin tavoitteita.
Resurssien hallinta edellyttää selkeää kokonaiskuvaa ja jatkuvaa seurantaa. Oikeat ihmiset, yhteistyökumppanit ja realistiset aikataulut varmistavat, että projektin kustannukset pysyvät hallinnassa ja päätökset perustuvat faktoihin.
Miten toimitilamuutos vaikuttaa koko organisaation talouteen ja henkilöstöön?
Hyvin suunniteltuna toimitilamuutos voi vähentää käyttökustannuksia ja tehostaa toimintaa, huonosti hoidettuna se kasvattaa kuluja ja sitoo pääomaa turhaan.
Vaikutukset näkyvät myös henkilöstössä. Sijainti, tilojen toimivuus ja viihtyvyys heijastuvat työntekijöiden motivaatioon ja jaksamiseen. Jos nämä jäävät huomiotta, seurauksena voi olla poissaoloja ja vaihtuvuutta, mikä vaikuttaa suoraan tuottavuuteen ja talouteen.
Talousjohtajan päätökset määrittävät pitkälti, onko muutos yritykselle mahdollisuus vai kallis virhe.
Yleisimmät mokat ja miten ne syntyvät
Toimitilamuutoksessa talousjohtajan rooli ei ole keskittyä suuriin suuntaviivoihin, vaan nimenomaan yksityiskohtiin, jotka lopulta ratkaisevat projektin onnistumisen. Nämä ovat kuoppia, joihin moni astuu, ja joista aiheutuu kalliita seurauksia.
1. Piilokustannusten aliarviointi
Toimitilamuutoksessa vuokra ei ole ainoa menoerä. Rakennustekniset muutokset, muuttopalvelut, kalustepäivitykset ja IT-integraatiot tuovat lisälaskuja, joita ei aina huomioida ajoissa. Kun nämä kustannukset yllättävät kesken projektin, budjetti pettää nopeasti.
2. Säästöjen hakeminen vääristä kohdista
Liian tiukka budjetti suunnittelussa tai projektinjohdossa voi tuntua fiksulta säästöltä. Todellisuudessa se usein kostautuu myöhästymisinä, lisätöinä ja virheinä, joita joudutaan korjaamaan kalliisti myöhemmin.
3. Projektin aikataulun aliarviointi
Optimistinen aikataulu ilman kunnollisia ”puskuriaikaa” johtaa herkästi ongelmiin. Viranomaisluvat, sopimusneuvottelut ja tekniset viivästykset ovat yleisiä, ja ilman varasuunnitelmaa ne pysäyttävät projektin etenemisen.
4. Sidosryhmien kuulemisen laiminlyönti
Jos HR:n, IT:n ja tilojen käyttäjien näkökulmat sivuutetaan, syntyy ratkaisuja, jotka eivät toimi arjessa. Seurauksena voi olla työtiloja, jotka eivät vastaa tarpeita, mikä lisää henkilöstön tyytymättömyyttä, johtaa tuottavuuden heikkenemiseen ja lopulta uusiin kalliisiin muutoksiin.
5. Sopimusten huolimaton läpikäynti
Vuokraehdot, optiot ja palvelusopimusten yksityiskohdat voivat kätkeä kalliita velvoitteita. Jos sopimukset hyväksytään kiireessä ilman asiantuntevaa tarkistusta, yritys voi sitoutua ehtoihin, joista on vaikea irtautua.
Lisäksi moni talousjohtaja satsaa eniten ilmaisiin tai alennettuihin vuokrakuukausiin, mutta ne ovat lyhyen aikavälin ”voittoja”, jotka eivät lämmitä pitkällä aikavälillä.
6. Budjetin ja hankkeen koon aliarviointi
Toimitilamuutoksen laajuus yllättää usein. Moni lähtee liikkeelle ajatuksella, että kyse on vain pienestä siirtymästä, vaikka todellisuudessa kokonaisuus on huomattavasti suurempi ja monimutkaisempi. Budjetti ja aikataulu mitoitetaan liian tiukoiksi, jolloin resurssit eivät riitä ja kustannukset karkaavat.
Toimitilamuutoksen kustannukset voivat nousta jopa viiteen prosenttiin yrityksen koko liikevaihdosta. Kun näin merkittävä summa on pelissä, budjetin ja hankkeen koon aliarviointi voi olla virhe, joka rasittaa yrityksen taloutta pitkään.
7. Asiantuntijan ottaminen mukaan liian myöhään
Moni talousjohtaja luottaa liikaa omiin resursseihin ja pyytää apua vasta, kun vuokrasopimus on jo tehty ja ongelmat siintävät horisontissa. Tässä vaiheessa vahinko on jo housuissa, kun tärkeimmät päätökset on tehty ja muutokset maksavat enemmän.
Kun asiantuntija otetaan mukaan heti alkuvaiheessa, piilokustannukset, sopimusriskit ja tilaratkaisujen haasteet paljastuvat ajoissa. Varhainen asiantuntemus säästää sekä rahaa että aikaa.
Mitä mokat maksavat yritykselle
Jokainen toimitilamuutoksen virhe näkyy lopulta euroissa. Kun piilokustannuksia ei huomioida budjetissa tai sopimuksiin lipsahtaa epäedullisia ehtoja, kokonaisinvestointi karkaa käsistä ja ylittää alkuperäisen suunnitelman.
Aikataulujen venyminen tuo lisää kuluja. Vuokria voidaan joutua maksamaan kahdesta tilasta yhtä aikaa, henkilöstö työskentelee väliaikaisissa olosuhteissa ja projektitiimi käyttää aikaa ongelmien ratkomiseen sen sijaan, että etenisi suunnitellusti.
Henkilöstön tuottavuus kärsii, kun tilat eivät tue työntekoa tai muutto on toteutettu hätäisesti. Motivaatio laskee, poissaolot lisääntyvät ja vaihtuvuus voi kasvaa – kaikki nämä näkyvät yrityksen tuloksessa vielä pitkään.
Yksi huolimattomasti tarkistettu sopimusehto voi pahimmillaan sitoa yrityksen jopa viideksi vuodeksi tiloihin, joita ei tarvita. Yhden rivin virhe sopimuksessa voi siis maksaa satojatuhansia euroja.
Näin talousjohtaja välttää mokat
1. Tee realistinen kokonaisbudjetti
Budjetin on katettava kaikki kustannukset alusta loppuun. Piilokulut, varaukset ja ylläpitokustannukset on arvioitava etukäteen, jotta projekti pysyy hallinnassa eikä yllättäviä laskuja synny.
Samalla on tärkeää ymmärtää hankkeen todellinen koko; toimitilamuutoksen kokonaiskustannukset voivat nousta jopa viiteen prosenttiin yrityksen liikevaihdosta. Jos kokonaisuuden laajuus aliarvioidaan, budjetti ei riitä ja koko projekti ajautuu vaikeuksiin.
2. Kokoa monialainen projektitiimi ja hyödynnä ulkopuolista asiantuntemusta
Mukana on oltava talouden lisäksi HR, IT ja tilojen käyttäjät. Kun eri näkökulmat huomioidaan, ratkaisut tukevat arjen tarpeita. Ulkopuolinen asiantuntija tuo projektinhallintaan kokemusta ja havaitsee riskit ajoissa.
3. Panosta suunnitteluun ja selkeään aikatauluun
Hyvin laadittu etenemissuunnitelma, jossa on realistiset puskurit, säästää rahaa ja hermoja. Aikataulun seuraaminen auttaa puuttumaan ongelmiin ennen kuin ne paisuvat.
4. Käy sopimukset läpi asiantuntijan kanssa
Vuokrasopimukset ja palvelusopimukset vaativat tarkkaa silmää. Asiantuntijan avulla varmistetaan, että ehdot ovat yrityksen edun mukaisia eikä piilokustannuksia jää huomaamatta.
5. Viesti muutoksesta avoimesti henkilöstölle
Muutos vaikuttaa arkeen, joten ihmiset on pidettävä ajan tasalla. Avoin viestintä lisää sitoutumista, vähentää huhuja ja auttaa henkilökuntaa sopeutumaan uuteen ympäristöön jo hyvissä ajoin.
Ammattiapu on lähellä ja maksaa itsensä aina takaisin
Ammattilaisen projektinjohdon kustannus on noin 12 % hankkeen kokonaiskustannuksesta ja Jossan tapauksessa kyseinen kustannus on maksanut joka kerran itsensä takaisin.
Tämän lisäksi toimitilat palvelevat organisaatioita pitkällä aikavälillä huomioiden pitkän aikavälin strategian.
Toimitilamuutosten ammattilainen auttaa talousjohtajaa budjetoinnissa ja hahmottamaan kokonaisuuden.
Jos toimitilamuutos on edes pilke silmäkulmassa, ota yhteyttä, niin jutellaan. Klikkaa ja varaa ilmainen auditointi!
